Polityka prywatności | Polski Logopeda w Holandii

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych pacjentów, ich rodziców, opiekunów prawnych oraz innych osób kontaktujących się z prywatnym gabinetem logopedycznym działającym pod nazwą Polski logopeda w Holandii, prowadzonym przez Annę Marię Twarogowską w Niderlandach.

Gabinet świadczy prywatne usługi logopedyczne. Usługi nie są bezpośrednio rozliczane przez Gabinet z zakładami ubezpieczeń zdrowotnych. Gabinet nie zbiera ani nie przetwarza numerów BSN pacjentów.

Ochrona prywatności pacjentów, w szczególności danych dotyczących zdrowia oraz danych dzieci, ma dla Gabinetu szczególne znaczenie.

Polityka została przygotowana z uwzględnieniem w szczególności:

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 - RODO / AVG,
Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming - UAVG,
przepisów Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst - WGBO, w zakresie, w jakim mają zastosowanie do świadczonych usług,
innych obowiązujących przepisów prawa niderlandzkiego dotyczących ochrony danych osobowych i praw pacjenta.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Anna Maria Twarogowska prowadząca gabinet pod nazwą Polski logopeda w Holandii działająca jako eenmanszaak zarejestrowana w Kamer van Koophandel pod nazwą A.M. Chachulska

Forma prawna: Eenmanszaak
KvK-nummer: 63837706

Adres gabinetu:
Produktieweg 44 G
2382 PC Zoeterwoude-Rijndijk
Niderlandy

Telefon: +31 6 24239868
E-mail: logopedawholandii@gmail.com

dalej jako „Gabinet” lub „Administrator”.

Anna Maria Twarogowska prowadzi działalność gospodarczą w formie eenmanszaak, zarejestrowaną w Kamer van Koophandel pod nazwą A.M. Chachulska.

Nazwa Polski logopeda w Holandii jest nazwą używaną przez Gabinet w komunikacji z pacjentami, na stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pomocą wskazanych powyżej danych.

2. Jakie dane osobowe przetwarza Gabinet?

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju kontaktu i świadczonej usługi. Gabinet zbiera wyłącznie dane potrzebne do określonego celu.

Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Mogą obejmować:

imię i nazwisko pacjenta,
datę urodzenia,
adres zamieszkania, jeżeli jest potrzebny,
numer telefonu,
adres e-mail,
dane rodzica lub opiekuna prawnego w przypadku osoby małoletniej.

Gabinet nie zbiera ani nie przechowuje numerów BSN pacjentów.

Dane dotyczące zdrowia i rozwoju

W związku z diagnozą i terapią logopedyczną mogą być przetwarzane w szczególności informacje dotyczące:

rozwoju mowy i języka,
komunikacji,
wymowy,
funkcji oralnych,
oddychania,
pozycji spoczynkowej języka,
gryzienia, żucia i połykania,
słuchu,
budowy i funkcjonowania aparatu artykulacyjnego,
rozwoju psychomotorycznego,
rozwoju dziecka,
chorób lub zaburzeń mających znaczenie dla diagnozy lub terapii,
wyników badań,
wcześniejszej diagnozy lub terapii,
informacji otrzymanych od innych specjalistów,
wyników diagnozy logopedycznej,
przebiegu terapii,
postępów i obserwacji terapeutycznych,
zaleceń do pracy w domu.

Dane dotyczące zdrowia stanowią szczególną kategorię danych osobowych i podlegają zwiększonej ochronie.

Dokumentacja związana z diagnozą i terapią

Gabinet może przechowywać między innymi:

formularze wywiadu,
formularze zgłoszeniowe,
notatki z konsultacji i terapii,
wyniki prób i testów,
plany terapeutyczne,
raporty i opinie logopedyczne,
zalecenia,
informacje dotyczące postępów terapii,
dokumenty przekazane przez pacjenta lub rodzica,
dokumenty otrzymane od innych specjalistów na odpowiedniej podstawie prawnej,
korespondencję mającą znaczenie dla diagnozy lub terapii.

Dane finansowe i administracyjne

Gabinet może przetwarzać dane potrzebne do:

wystawienia faktury,
ewidencjonowania wykonanej usługi,
ewidencjonowania płatności,
prowadzenia księgowości i administracji podatkowej.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Kontakt i umawianie wizyt

Dane mogą być przetwarzane w celu:

udzielania odpowiedzi na zapytania,
umawiania, zmiany lub odwoływania wizyt,
przekazywania informacji organizacyjnych,
kontaktu dotyczącego świadczonych usług.

Podstawą prawną jest przede wszystkim podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonanie zawartej umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Diagnoza i terapia logopedyczna

Dane są przetwarzane w celu:

przeprowadzenia wywiadu i diagnozy,
zaplanowania i prowadzenia terapii,
monitorowania postępów,
sporządzania zaleceń, raportów i opinii,
zapewnienia ciągłości i odpowiedniej jakości świadczonych usług.

W przypadku zwykłych danych osobowych podstawą przetwarzania jest w szczególności wykonanie umowy.

Dane dotyczące zdrowia mogą być przetwarzane na podstawie art. 9 ust. 2 RODO, w szczególności w zakresie, w którym ich przetwarzanie jest konieczne do diagnozy lub terapii i spełnione są wymagania wynikające z właściwych przepisów dotyczących ochrony zdrowia i tajemnicy zawodowej.

Jeżeli określone wykorzystanie danych nie jest konieczne do diagnozy lub terapii i wymaga zgody, zgoda jest uzyskiwana oddzielnie.

Obowiązki księgowe i podatkowe

Dane mogą być przetwarzane w celu wystawiania faktur, prowadzenia księgowości i wykonania obowiązków podatkowych.

Podstawą prawną jest wykonanie umowy oraz obowiązek prawny ciążący na Administratorze - art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

Ustalenie lub dochodzenie roszczeń

W niezbędnym zakresie dane mogą być przechowywane lub wykorzystywane w celu ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami, zgodnie z odpowiednią podstawą przewidzianą przez RODO.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych potrzebnych do kontaktu jest dobrowolne, jednak bez nich udzielenie odpowiedzi lub umówienie wizyty może być niemożliwe.

Podanie danych niezbędnych do przeprowadzenia diagnozy lub terapii jest konieczne w zakresie potrzebnym do prawidłowego wykonania usługi.

Brak informacji mających istotne znaczenie dla diagnozy lub bezpieczeństwa terapii może uniemożliwić przeprowadzenie określonej usługi albo ograniczyć możliwość jej prawidłowego wykonania.

Dane wymagane do wystawienia faktury lub wykonania obowiązków podatkowych są przetwarzane w zakresie wymaganym przez prawo.

5. Dane dzieci

Gabinet świadczy usługi również na rzecz dzieci, dlatego przykłada szczególną wagę do ochrony ich danych.

Dane osoby małoletniej mogą być przekazywane przez jej rodziców lub opiekunów prawnych.

W zakresie, w którym zastosowanie znajdują przepisy WGBO:

Dziecko poniżej 12 roku życia

Decyzje dotyczące terapii podejmują co do zasady rodzice posiadający władzę rodzicielską lub opiekun prawny.

Rodzice lub opiekunowie mają zasadniczo dostęp do informacji dotyczących terapii dziecka, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z prawa oraz dobra dziecka.

Dziecko w wieku 12-15 lat

Zarówno dziecko, jak i jego rodzice lub opiekunowie posiadają określone prawa dotyczące terapii.

W przypadkach przewidzianych prawem zgoda na terapię może być wymagana zarówno od dziecka, jak i jego rodzica lub opiekuna.

Należy również respektować prawo dziecka do prywatności.

Pacjent od 16 roku życia

Pacjent, który ukończył 16 lat, zgodnie z zasadami WGBO samodzielnie decyduje o swojej terapii oraz o dostępie do swojej dokumentacji.

Rodzice lub opiekunowie nie mają automatycznego prawa do informacji o terapii ani do wglądu w dokumentację, chyba że pacjent wyrazi na to zgodę.

6. Skąd pochodzą dane?

Dane są najczęściej otrzymywane bezpośrednio:

od pacjenta,
od rodzica,
od opiekuna prawnego.

W odpowiednich przypadkach informacje mogą być otrzymywane również od innych osób lub specjalistów, np.:

lekarza,
laryngologa,
audiologa,
psychologa,
pedagoga,
fizjoterapeuty,
ortodonty,
dentysty,
innego logopedy,
szkoły lub przedszkola.

Dane uzyskane od osób trzecich są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa do ich otrzymania i wykorzystania.

7. Przekazywanie danych innym specjalistom

Jeżeli w związku z diagnozą lub terapią potrzebny jest kontakt z innym specjalistą, przekazywane są wyłącznie informacje niezbędne do określonego celu.

Jeżeli przekazanie informacji wymaga zgody pacjenta, rodzica lub opiekuna prawnego, zgoda jest uzyskiwana przed przekazaniem danych.

Informacje dotyczące pacjentów są traktowane jako poufne i nie są udostępniane osobom nieuprawnionym.

8. Odbiorcy danych i podmioty współpracujące

W niezbędnym zakresie dane mogą być przetwarzane również przez podmioty świadczące usługi na rzecz Gabinetu, np.:

księgowego lub biuro księgowe,
dostawcę poczty elektronicznej,
dostawcę hostingu strony internetowej,
dostawcę systemu do umawiania wizyt,
dostawcę systemu do fakturowania,
dostawcę systemu służącego do przechowywania dokumentacji,
dostawcę usług informatycznych.

Jeżeli taki podmiot przetwarza dane w imieniu Administratora, zawierana jest odpowiednia umowa powierzenia przetwarzania danych, jeżeli wymaga tego RODO.

Dane mogą zostać również udostępnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa.

Gabinet nie sprzedaje danych osobowych pacjentów.

9. Ubezpieczenia zdrowotne i BSN

Gabinet nie posiada kontraktów dotyczących bezpośredniego rozliczania świadczonych usług z zakładami ubezpieczeń zdrowotnych.

Gabinet nie przekazuje rutynowo danych pacjentów zakładom ubezpieczeń w celu rozliczenia terapii.

Jeżeli pacjent potrzebuje faktury lub innego dokumentu w celu samodzielnego ubiegania się o ewentualny zwrot kosztów, może otrzymać odpowiedni dokument.

Gabinet nie zbiera ani nie przechowuje numerów BSN pacjentów.

10. Jak długo przechowywane są dane?

Dane nie są przechowywane dłużej, niż jest to konieczne, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu.

Dokumentacja dotycząca diagnozy i terapii

Dokumentacja dotycząca diagnozy i terapii przechowywana jest przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy.

W zakresie, w którym do dokumentacji zastosowanie ma WGBO, okres przechowywania wynosi zasadniczo 20 lat od ostatniej zmiany w dokumentacji, chyba że przepisy lub szczególne okoliczności uzasadniają inny okres.

Dokumentacja księgowa i podatkowa

Dokumentacja objęta holenderskim obowiązkiem prowadzenia administracji przedsiębiorcy jest zasadniczo przechowywana przez 7 lat.

Zapytania osób, które nie zostały pacjentami

Dane osób, które wyłącznie skontaktowały się z Gabinetem, są przechowywane tylko przez okres potrzebny do obsługi zapytania i ewentualnej dalszej korespondencji, chyba że istnieje uzasadniona potrzeba ich dłuższego zachowania.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

W zależności od rodzaju danych mogą to być w szczególności:

zabezpieczenie urządzeń i kont hasłem,
uwierzytelnianie wieloskładnikowe, jeżeli jest dostępne,
regularne aktualizacje oprogramowania,
ograniczenie dostępu do dokumentacji,
zabezpieczanie kopii zapasowych,
zabezpieczanie dokumentacji papierowej,
ostrożne przekazywanie dokumentów zawierających dane dotyczące zdrowia.

12. E-mail, telefon i komunikatory

Gabinet może kontaktować się z pacjentem lub rodzicem za pomocą podanych przez niego danych kontaktowych.

Zwykła poczta elektroniczna i popularne komunikatory nie zawsze są odpowiednim sposobem przesyłania szczegółowych danych dotyczących zdrowia.

Dlatego Gabinet ogranicza zakres danych medycznych przekazywanych za pomocą takich kanałów oraz, w razie potrzeby, może zaproponować bezpieczniejszy sposób przekazania dokumentacji.

13. Terapia online, zdjęcia i nagrania

Jeżeli terapia lub konsultacja odbywa się online, dane podlegają takim samym zasadom ochrony jak podczas wizyty stacjonarnej.

Sesje nie są nagrywane bez odpowiedniej podstawy prawnej i wcześniejszego poinformowania pacjenta lub jego przedstawiciela.

Jeżeli w procesie diagnozy lub terapii wykorzystywane są zdjęcia, próbki głosu lub nagrania wideo, są one wykorzystywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do tego celu.

Wykorzystanie wizerunku lub nagrań w celach:

marketingowych,
promocyjnych,
publikacji na stronie internetowej,
publikacji w mediach społecznościowych

wymaga odrębnej podstawy prawnej i, jeżeli jest to wymagane, wyraźnej zgody.

Odmowa zgody na marketingowe wykorzystanie wizerunku nie wpływa na możliwość korzystania z usług Gabinetu.

14. Strona internetowa, formularz kontaktowy i cookies

Jeżeli strona internetowa posiada formularz kontaktowy, przekazane w nim dane są wykorzystywane w celu odpowiedzi na wiadomość i prowadzenia dalszego kontaktu.

Za pomocą formularza kontaktowego nie należy przesyłać szczegółowej dokumentacji medycznej ani innych szczególnie wrażliwych danych, jeżeli nie jest to konieczne.

Strona może korzystać z plików cookies niezbędnych do jej prawidłowego działania.

Jeżeli wykorzystywane są dodatkowe cookies analityczne, marketingowe lub śledzące, dla których zgodnie z prawem wymagana jest zgoda, są one uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu.

Użytkownik ma możliwość odmowy zgody oraz jej późniejszej zmiany lub wycofania.

15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług informatycznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono wyłącznie zgodnie z wymaganiami RODO, na podstawie odpowiedniego mechanizmu prawnego, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO.

16. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, w zależności od sytuacji przysługuje między innymi:

prawo dostępu do swoich danych,
prawo otrzymania kopii danych,
prawo sprostowania nieprawidłowych danych,
prawo uzupełnienia danych,
prawo żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem,
prawo ograniczenia przetwarzania,
prawo wniesienia sprzeciwu wobec określonego przetwarzania,
prawo do przenoszenia danych, jeżeli znajduje zastosowanie,
prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Niektóre dane mogą podlegać obowiązkowemu okresowi przechowywania.

Pacjent może również zwrócić się o dostęp do swojej dokumentacji oraz o otrzymanie jej kopii, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i praw osób trzecich.

17. Jak skorzystać ze swoich praw?

Wnioski dotyczące danych osobowych można przesyłać na adres:

logopedawholandii@gmail.com

lub pocztą na adres:

Polski logopeda w Holandii
Anna Maria Twarogowska
Produktieweg 44 G
2382 PC Zoeterwoude-Rijndijk
Niderlandy

Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości dotyczące tożsamości osoby składającej wniosek, Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Administrator odpowiada na wnioski w terminie przewidzianym przez RODO, co do zasady w ciągu jednego miesiąca.

18. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Gabinet nie podejmuje wobec pacjentów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych.

Gabinet nie wykorzystuje danych dotyczących zdrowia pacjentów do profilowania marketingowego.

19. Naruszenie ochrony danych

W przypadku naruszenia ochrony danych Administrator ocenia ryzyko dla osób, których dane dotyczą.

Jeżeli wymagają tego przepisy RODO, naruszenie zostanie zgłoszone do Autoriteit Persoonsgegevens.

Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osoby, której dane dotyczą, osoba ta również zostanie poinformowana, jeżeli prawo tego wymaga.

20. Skarga do Autoriteit Persoonsgegevens

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, może skontaktować się z Administratorem:

logopedawholandii@gmail.com

Niezależnie od tego przysługuje jej prawo złożenia skargi do holenderskiego organu nadzorczego:

Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

21. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, zakresu świadczonych usług, sposobu przetwarzania danych lub wykorzystywanych systemów.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na stronie internetowej Gabinetu.

Data ostatniej aktualizacji: 4 października 2026 r.

Dane Administratora

Polski logopeda w Holandii
prowadzony przez Annę Marię Twarogowską

Forma prawna: Eenmanszaak
KvK-nummer: 63837706

Adres:
Produktieweg 44 G
2382 PC Zoeterwoude-Rijndijk
Niderlandy

Telefon: +31 6 24239868
E-mail: logopedawholandii@gmail.com